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有人說,

VoIP供應商正要在通訊市場上掀起波瀾

2020年市場價值將達到2048億美元

那麼商務電話系統是什麼

商務電話使您與同事和客戶保持聯繫,並且在您不在時可以接收訊息。

更重要的是,商務電話系統如何幫助您的小型企業改善客戶體驗,提高生產力並節省資金?

是什麼讓商務電話系統與眾不同

即使在商務領域出現無線新形式的通話、簡訊、社群訊息和視訊會議,電話系統仍然是業務中最重要的組成部分之一。

隨著世界的運作變得越來越快速,中小企業更需要轉向電話系統,這樣才能能根據自己的需求進行整合、擴增和構建。

許多企業開始使用「雲端」的力量,以及交換機設備達到調整電話系統以滿足不斷變化帶來的多功能性。

更重要的是,優質的電話業務將會帶來更好的客戶體驗 , 擁有最佳電話系統的中、小型企業正在發現“通話 保留音樂”和智慧 IVR 等簡單功能大量的留住客戶並且令他們滿意。

選擇企業電話系統並非易事

為企業選擇新的電話系統並非容易的事,世界上有許多電話系統廠牌,這可能使採購電話系統的任務成為一項挑戰。

在這個階段,值得一提的是小企業是什麼。在電話系統市場中,這里大致是他們對電話系統進行分類的方式:

  • 初創、微型企業  = 1-10人
  • SMB  (中小型企業)= 11-250人
  • 中端市場  = 250到1000人
  • 大型企業  = 1000+

如何購買最好的小企業電話系統

在協作平台和應用程式的世界中,很容易忽視標準電話系統的潛力,然而,統計數據顯示,從傳統的 PTSN 線路切換到 VoIP 電話系統這樣簡單的事情可能會改變遊戲規則。

切換到VoIP後節省的成本達50%到75%之間

考慮投資新的電話系統時,應該注意什麼?
哪些考慮因素對企業的成功至關重要?

1.不只節省通話費,還能降低維運費用

VoIP究竟可以節省哪些費用呢?

明顯的,兩端點間透過IP網路以VoIP設備連接,這之間的距離不再成為收費的標準,唯一需要收費的是這兩點連接IP網路的固定月租費。在這筆月租費當中,除了頻寬費用外,另一筆就是電路費用,而這就是線路維護費,相較於電信網路動輒上萬的維護費,網際網路的維護費用相當低廉。

  • 通話費用 。
  • 線路維護費 。
  • 設備維護費 。
  • 人事費用 。

有時,即使是最簡單的功能,也會對業務的通話果效產生巨大的影響。例如:我們過去一直都在使用聲音質量很差的電話,而良好的音質對公司的業務至關重要。

2. 整合功能增加,提高管理效能

VoIP 設備由於採取開放協定,因此只要確定設備都採用同一個通信協定,不同廠牌的產品不會造成太多相容性問題,並且都採相同硬體規格,當設備有任何損壞或需要更新,都可以立即找到備用品,速度與費用都降低許多。

請記住,尋找可隨公司規模增減擴展的電話系統非常重要。例如:業務增長的公司決定讓新員工加入、為電話等通訊裝置新功能等等。如果是這種情況,公司將需要一個可以管理這種擴充更新的電話系統,這是相對便宜的淘寶貨所辦不到的。

目前包括 Mitel 就有數家廠商的 IP PBX 設備可以提供整合 Outlook 或 Notes 聯絡人,直接點選撥號,撥號方面的功能整合,只是最基本的功能而已,在應用的解決方案中,我們也提供能夠即時通訊(Instant Messaging )與自身的VoIP解決方案整合,不但可以通話,還可以在通話時輸入文字、傳輸重要檔案,甚至是透過電子白板繪圖,提高多人會議的溝通效率。

3. 靈活性決定初期投資和TCO

或許在一般企業採購電話系統還沒有那麼迫切,但是也不能忽視它

對於大型的客服中心來說,這些功能卻已經是相當重要且實用。試想,在火警等災難發生時,公共電話或是市內電話都會由各地通報,消防中心可以在接獲報案同時查閱當地詳細地圖、檢視附近交通狀況而分派警消人力,加快反應速率之餘,還能大幅提升整體效能,將派送車輛的準確度提高。

企業購買 VoIP 節費只是第一階段而已,隨後的第二階段則是整合語音通話及數據整合,第三階段還要加上與企業內部的應用服務,如 CRM、ERP 等系統,將傳統語音網路轉移到費用更低、功能更豐富的 IP 網路上, 數位轉型才是最後的導入方向。

小企業很少長期保持不變

當投資新的電話系統時,公司的業務在未來幾年可能會如何增長,雖然目前已經有許多廠商提供語音與數據整合功能,還可以客制化整合企業的內部應用服務,不過由於這些功能的技術門檻相當高,目前只有大型設備商提供這些功能,不過一分錢一分貨,產品具備的功能越多,價格也越貴。在價格沒辦法壓低的狀況下,中小企業限於成本,難以導入。

在許多設備商的努力之下,透過 託管服務等雲端運算系統,逐漸可以看到,有許多原本只在高階設備中才有的功能,如語音郵件(Voice Mail)、郵件語音化(Mail to Voice)、總機系統等,都已經可以在平價設備中看到了,根據企業的需求不同,經過計算,甚至單純節費的 VoIP 還可以在10個月到1年後還本,相信第二階段已經指日可待。

在初期投資時,託管 VoIP 解決方案具有非常低的前期成本,進一步更新,內部部署的電話肥用雖然會提升,但企業擔心持續支出的費用也更少。

VoIP 平台通常是小型企業的最佳解決方案,因為它可以實現成本效益和可擴展性。值得考慮系統的總擁有一定的成本,雲端電話系統通常具有較低的 TCO,借助託管或使用 VoIP系統,根據需要策略略性的增減新用戶,這使得它需要考慮另一種形式的“靈活性”。

今天的企業,越來越多員工為 SOHO等方式工作 ,以此來實現更好的工作、生活品質,VoIP 電話在提供移動性方面通常具有優勢,因為它們使用互聯網撥打和接聽電話。

由於VoIP的建置會隨著功能增加而更複雜,價格也會跟著變動,每個企業都會有不同的狀態與作法,就算設備功能再怎麼齊全,也很難徹底滿足用戶的需求,更遑論功能越多的設備,價格也會越高,用戶更加望之卻步。因此,目前較多的方式是將基本功能一併附上,企業可以一次購足,如果有其他特別需求,則可以額外購買授權或是客制化開發功能的方式。

5.備份

為商業世界的做好準備是很困難的,突發狀況和自然災害可能隨時對企業造成嚴重損失。如果企業想讓客戶滿意,那麼必須制定全面的應急措施和災損復原方案。

即使是小公司,在基礎架構中構建備份空間也很重要。通常這意味著必須額外購買的備份硬體,或者找出公司託管的 VoIP 供應商可以做些什麼來保護企業在發生災難時保護重要資料。

6.安全

最後,如果企業決定選擇某個託管 VoIP 供應商,那麼必須確保託管的公司能夠保證公司的數據資料和通話安全。

駭客攻擊 VoIP 的方式不外乎採取竊聽與修改 、中斷服務、 中間人攻擊、木馬攻擊等等,乍聽之下這些攻擊方式應該只屬於數據網路的問題,應該與 VoIP 沒有關係,但 VoIP 使用的是現有的 IP 網路,將語音波動拆解成小小的封包傳輸,所以只要遇到 IP 網路上有的攻擊事件,VoIP 也不能例外。

對企業來說,將硬體設備放在公司內部,對外僅開放幾臺設備是最好的作法,在阻擋惡意封包進入時,就能以較少的開銷設置防禦力較高的防火牆、IDS/IPS等設備,儘管如此,要架設完整的防禦系統,花費還是相當高;加密通道是適用性相當高的保護措施, 是不能少的一道關卡,不但 VoIP 可以使用,也能用來傳送資料,市面販售的設備幾乎都有 VPN功能;另外,建立 PSTN 與 IP 網路整合的電話系統則是另一個方式,雖然還是有風險,但換個方式做也不失是個避險的方式。

企業新投資的注意事項

從技術出現,到政府開始重視VoIP,歐洲也視 VoIP 為電信新紀元的重要技術,寬頻網路普遍是原因之一,技術與應用能力的提升,則是重要的關鍵。

由於選擇合適的電話系統可能非常複雜,因此企業可能需要一段時間來決定將採用何種類型的路線,在整個建置周期中,最花時間的也是在確認需求與建置規劃上。 在考慮企業的選擇時,請確保考慮以下注意事項。

未來VoIP協定SIP勝出

SIP 協定則是後起之秀,在1999年才訂定出來,但是卻受到相當多人的青睞,最主要的原因就是 SIP 指令相當精簡,又能夠避開防火牆、NAT 等網路環境的限制,使用彈性較 H.323 高。

市面上還是有在販售採 H.323 協定的設備,但是不論是對廠商或是使用者來說,都一致看好 SIP 協定,SIP 已然成為未來 VoIP 的主流協定。

應用整合是下一個關鍵

VoIP 已經跳脫技術的範疇,而是與生活更加緊密的結合,對於企業端來說,提供更多的通訊管道。高齡活性的 SIP 協定,很輕易的就能整合 CRM、ERP 等系統,透過一支電話就可以查到一切工作所需。

公司業務需要查詢客戶資料時,不必開啟一堆資料管理程式,只需要幾個快捷鍵、網頁視窗,客戶資訊就顯示在硬體或電話螢幕上,簡化了客戶管理的步驟增加企業競爭力。

過去 H.323 最強的地方就是整合多媒體,可以同時傳送語音、視訊及文字三項要素,Windows Netmeeting 就是一個典型,只要能整合這三項功能,就已經相當受歡迎了,儘管技術的發展已接近極限,但可以應用的應用範疇卻是無限的。配上各式的用戶端設備,無論是大螢幕話機,或是網頁客服系統,企業可以自行找出最和公司的應用方式。

不要低估雲端

雲端電話系統可在您最需要時提供卓越的多功能性、可擴展性和移動性。

借助雲端,企業可以隨著業務的發展輕鬆調整策略,並且可以在多個位置應用此技術。客戶端可以通過互聯網連接從任何地方訪問雲端系統,雲端的移動性能意味著小型企業可以更高效率的運作,並可選擇在必要時遠距離工作。這也為您的業務帶來了額外的好處,比如節省了空間成本。

不要忘記員工的使用流暢度

如果公司需要更改業務中的現有電話系統,那麼公司內部將會有一段複雜的適應期。例如:調整新電話和虛擬介接可能需要一段時間處理,因此確保公司員工的適應方式非常重要。在開始投資之前,不要害怕與團隊成員聯繫,並了解員工對電話系統的需求。

考慮一下您的業務將如何發展

您不僅需要一個良好的商務電話系統來滿足您現在的需求,而且還需要一些能夠在您的業務增長時繼續滿足期望的東西。想想未來幾年你將如何發展,以及你的轉型將如何影響你的 PBX。例如:如果公司正在考慮引進大型系統,那麼您可能需要 IP PBX。反之公司正在尋找擴充性高和高靈活性的系統,虛擬電話系統可能是最佳選擇。

堅持服務質量

確保公司從 VoIP 或商務電話系統供應商那裡,獲得最佳語音通訊解決方案的唯一方法,是堅持服務品質。要展現服務品質,您的提供商需要提供對您的通信策略至關重要的所有元素,包括互聯網、電話服務以及您可能需要的任何電話設備。

提供商還應該能夠對延遲和抖動等事項進行一些控制。確保您選擇的公司提供的互聯網帶寬足夠,並始終優先考慮語音流量。

請諮詢專業人士

隨著社交平台、社群媒體和協作工具等新策略的發展,您可能想知道為什麼首先需要電話系統。簡單的答案是,語音通話仍然是企業行銷戰略的重要組成部分。

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